Implementasi Mail Server dan Keuntungannya bagi Perusahaan

Software Tutorial, 5 Januari 2010

Selain file server dan database server, mail server merupakan salah satu fungsi server yang paling banyak digunakan di perusahaan. Hal ini mengingat fungsi email sendiri yang bisa mengurangi biaya surat-menyurat, lebih efisien dibandingkan komunikasi manual dan dapat menyertakan attachment yang berguna sebagai pelengkap dan dokumen tambahan terkait dengan isi email.

Ada banyak pilihan bagi perusahaan untuk menggunakan email tanpa perlu email server sendiri. Menggunakan jasa dari ISP, menggunakan email gratisan, menggunakan jasa dari Google Apps dan lain sebagainya. Jika hal tersebut bisa dilakukan, mengapa kita perlu memasang email server ?

mail-server

Berikut adalah beberapa keuntungan penggunaan email server yang dikelola sendiri oleh perusahaan, sebagian disarikan dari tulisan FAQ Mail Server : Keuntungan & Tips Implementasi Mail Server :

* Branding. Dari sisi merk dan identitas, penggunaan nama domain resmi akan jauh lebih berharga dan lebih memperkuat citra perusahaan. Silakan bandingkan sisi branding dari account email it_excellent@yahoo.com dengan it@excellent.co.id. Mana yang lebih kuat ? Tentu saja it@excellent.co.id jauh lebih kuat brandingnya dibandingkan alamat email yang pertama. Selain karena nama domain, branding juga didapatkan dari pilihan nama unik yang bisa dimiliki, sementara pada domain gratisan, nama unik biasanya sudah dimiliki pihak lain

* Mencegah penyalahgunaan. Banyak email penipuan yang mengatas namakan perusahaan tertentu. Misalnya, hrd_pt_unilever@gmail.com, bisa saja digunakan oleh penipu yang bertindak seolah-olah sebagai bagian HRD PT. Unilever. Mengapa hrd ? Karena banyak para penipu yang mencari korban melalui email dan pengumuman lowongan kerja.

* Kemudahan Penanganan & Backup. Email resmi yang dikelola oleh perusahaan jauh lebih mudah penanganannya. Kalau ada email tidak sampai, atau ada email yang bermasalah, kita dapat dengan mudah menelusurinya. Kita juga dapat dengan mudah menambah account dan menambah feature (anti spam, anti virus, task management dll) tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

* Meningkatkan mobilitas. Email yang dikelola sendiri dapat dibuat menggunakan IP Publik sehingga dapat diakses dari luar kantor. Tingkat keamanan juga dapat diatur dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan

* Lebih cepat. Jika sebagian besar proses transfer dan pengiriman email dilakukan oleh sesama pengguna dilingkungan perusahaan, mengapa harus mengirimkannya ke internet terlebih dahulu ? Tentu jauh lebih cepat mengirimkannya secara langsung tanpa harus di routing ke internet

Pengelolaan email server juga semestinya bukan sesuatu yang menambah pekerjaan secara drastis bagi pihak IT perusahaan. Secara normal, email server akan berjalan tanpa ada gangguan dan tanpa meminta perhatian khusus. Biaya pengadaan yang timbul juga relatif kecil dan tidak sebanding dengan keuntungan yang dapat dicapai.

Alih-alih menghabiskan biaya untuk sewa inbox email dengan biaya per account, jauh lebih mudah dan lebih murah menggunakan emailserver sendiri dengan jumlah account tak terbatas (baca : dibatasi oleh kapasitas dan spesifikasi komputer saja). Sebagai gambaran, perusahaan dengan jumlah account email sampai dengan 100 account hanya akan menghabiskan biaya setup dan maintenance dalam kisaran Rp. 10 juta. Biaya ini juga bersifat fleksibel, karena jika dilakukan oleh staff IT perusahaan dapat lebih murah dan fleksibel.

sumber : www.zimbra.web.id